Praxisübernahme: die Kostenposten im Einzelnen

Der Kaufpreis steht im Vertrag, und deshalb wird er geplant. An ihm reißt die Finanzierung selten. Sie reißt an dem Monat, in dem die Gehälter überwiesen sind, die Sozialversicherung schon abgebucht wurde und die erste Zahlung der Krankenkassen noch unterwegs ist.

Was hier steht, ist die vollständige Liste dessen, was neben dem Kaufpreis anfällt – einmalig und laufend – und der Zahlungsrhythmus der ersten sechs Monate. Wie der Kaufpreis überhaupt zustande kommt, ist ein eigenes Thema und in der Bewertungsrechnung aufgeschrieben.

Die einmaligen Kosten: die vollständige Liste

Für einige dieser Posten gibt es gesetzliche Gebührenrahmen. Für andere existiert keine belastbare Statistik, weil sie von Region, Ausstattung und Zustand der Räume abhängen. Beides steht in der Tabelle nebeneinander, damit Sie sehen, wo Sie rechnen können und wo Sie Angebote einholen müssen.

Posten	Wovon der Betrag abhängt	Belegte Regel oder Größenordnung
Kaufpreis / Ablöse	Ertragskraft, Patientenstamm, Ausstattung, Standort	Keine öffentliche Preisstatistik für Physiotherapiepraxen; Ergebnis der Bewertung
Steuerberater	Umfang der Gründungsberatung, Vertragsprüfung, Anmeldungen	Zeitgebühr nach § 13 StBVV: 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde, also 66 bis 164 Euro je Stunde
Rechtsanwalt	Vertragsgestaltung, Prüfung von Miet- und Arbeitsverträgen	Die 190-Euro-Grenze für die Erstberatung nach § 34 RVG gilt nur für Verbraucher – als Gründerin oder Gründer sind Sie das nicht, hier gilt die Vergütungsvereinbarung
Bewertungsgutachten	Nur nötig, wenn Kaufpreisvorstellungen weit auseinanderliegen	Frei vereinbar, kein gesetzlicher Rahmen
Notar	Nur bei Grundstücksübergang (§ 311b Abs. 1 BGB) oder Übertragung des gegenwärtigen Vermögens (Abs. 3)	Der reine Inventar- und Patientenstammkauf ist formfrei
Zulassung und Anmeldungen	Unterlagen, Nachweise, Zeitaufwand	Institutionskennzeichen bei der ARGE·IK kostenlos; Anzeige beim Finanzamt binnen eines Monats (§ 138 Abs. 1 und 4 AO); keine Gewerbeanmeldung, weil Krankengymnasten Katalogberuf nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG sind
Geräte: Übernahme oder Ersatz	Alter und Zustand des Bestands, Leistungsspektrum	Bei Einzelkauf 19 Prozent Umsatzsteuer obendrauf, in der Regel ohne Vorsteuerabzug (siehe unten)
Modernisierung und Renovierung	Zustand der Räume, Umfang der Eingriffe, Handwerkerpreise vor Ort	Regional stark schwankend, kein belastbarer Durchschnittswert
IT und Praxissoftware	Zahl der Arbeitsplätze, Module, laufende Lizenz	Ausstattungs- und Betriebskosten der Telematikinfrastruktur erstatten die Krankenkassen nach § 380 SGB V
Kaution und Mietvorauszahlung	Verhandlung mit dem Vermieter	Die Begrenzung auf drei Monatsmieten in § 551 BGB steht im Untertitel „Mietverhältnisse über Wohnraum” – für Gewerberaum gibt es keine gesetzliche Obergrenze
Versicherungen	Berufshaftpflicht, Praxisinhalt, Betriebsunterbrechung	Prämien richten sich nach Praxisgröße und Leistungsspektrum; Angebote vergleichen statt Pauschalen ansetzen
Finanzierungskosten	Kredithöhe, Laufzeit, Sicherheiten	Zinsen sind ab Auszahlung monatlich fällig, auch in tilgungsfreien Jahren
Marketing und Beschilderung	Schild, Website, Praxisdrucksachen, Übergabekommunikation	Keine belastbare Branchenzahl
Betriebsmittelreserve	Anlaufzeit bis zum ersten Zahlungseingang	Das BMWK-Existenzgründungsportal setzt drei bis sechs Monate an

Ein Punkt aus dieser Tabelle verdient eigene Zeilen, weil er regelmäßig falsch kalkuliert wird. Heilbehandlungen sind nach § 4 Nummer 14 Buchstabe a UStG umsatzsteuerfrei, und § 15 Absatz 2 UStG schließt den Vorsteuerabzug für steuerfreie Umsätze aus. Die Umsatzsteuer auf Geräte, Umbau und Möbel ist für Sie also echter Aufwand und kein durchlaufender Posten. Gleichzeitig gilt: Wird die Praxis im Ganzen übertragen, unterliegt der Vorgang nach § 1 Absatz 1a UStG gar nicht der Umsatzsteuer. Ob Sie einen Betrieb übernehmen oder eine Sammlung von Geräten kaufen, entscheidet damit über die Umsatzsteuer auf den gesamten Sachwert. Beantwortet wird sie im Übernahmevertrag, nicht später beim Steuerberater.

Der Posten, den fast alle vergessen

Die Betriebsmittelreserve taucht in keinem Übernahmevertrag auf und wird deshalb übersehen. Sie ist die rechnerische Antwort auf einen Zahlungsrhythmus, den Sie nicht beeinflussen können.

Der Vertrag nach § 125 Absatz 1 SGB V für Physiotherapie regelt in § 18 Absatz 12: Die Bezahlung der Rechnungen ist 21 Kalendertage nach Eingang der vollständigen Abrechnungsunterlagen bei den von den Krankenkassen benannten Stellen fällig. Diese 21 Tage beginnen nicht am Behandlungstag. Davor liegen der Abrechnungslauf Ihrer Praxis und die Bearbeitung im Rechenzentrum – opta data nennt dafür in der Regel fünf Arbeitstage. Wer erst am Monatsende abrechnet, wartet auf Geld, das er im Monat davor verdient hat.

Ihre Kosten laufen nach Kalender, Ihre Einnahmen nach Abrechnungszyklus. Der Abstand zwischen beiden ist kein Betriebsrisiko, sondern eine Zahl, die Sie vor der Übernahme kennen und finanzieren müssen.

Dazu kommt: Zahlungen der Kassen sind vorläufig. Nach § 18 Absatz 10 desselben Vertrags können Beanstandungen bis zu neun Monate lang geltend und Rückforderungen mit der nächsten Abrechnung verrechnet werden. Geld, das bereits auf dem Konto war, kann also später wieder abgehen.

Was ab Tag eins jeden Monat abgeht

Die laufenden Kosten sind unspektakulär und genau deshalb gefährlich: Sie fallen vollständig an, bevor die Praxis unter Ihrer Leitung einen einzigen Termin verschoben hat.

1. Miete und Nebenkosten – vertraglich fixiert, ab dem Übergabetag.
2. Personal einschließlich Arbeitgeberanteil – der größte Block, siehe nächster Abschnitt.
3. Praxissoftware und IT – Lizenz, Wartung, Datensicherung; die Kosten der Telematikinfrastruktur werden nach § 380 SGB V erstattet.
4. Versicherungen – Berufshaftpflicht, Inhalt, Betriebsunterbrechung; letztere ist die, die bei Wasserschaden oder längerem Ausfall die Miete weiterzahlt.
5. Berufsgenossenschaft – die BGW ordnet Praxen der Physiotherapie in ihrem 6. Gefahrtarif der Gefahrtarifstelle 7 mit der Gefahrklasse 3,78 zu (gültig ab 1. Januar 2025). Je 100 Euro Entgelt liegt der Beitrag im Umlagejahr 2025 zwischen 37 Cent und 1,75 Euro, je nach Gefahrklasse. Als selbstständige Physiotherapeutin oder selbstständiger Physiotherapeut sind Sie dort zusätzlich pflichtversichert; ab 1. Januar 2026 beträgt die Mindestversicherungssumme 29.000 Euro, die Höchstsumme 120.000 Euro.
6. Berufsverband und Fortbildung – der Vertrag nach § 125 SGB V verpflichtet in § 14 Absatz 9 dazu, sich mindestens alle zwei Jahre extern fachspezifisch fortzubilden. Die Pflicht trifft alle Leistungserbringer der Praxis, und sie kostet Kursgebühr und Ausfallzeit gleichzeitig.
7. Instandhaltung – Wartung der Geräte, Ersatzbeschaffung, Prüfungen.

Zwei Entlastungen gehören der Vollständigkeit halber dazu. Freiberufliche Einkünfte fallen nicht unter § 2 Absatz 1 GewStG, es gibt also keine Gewerbesteuer. Und die Buchführungspflicht nach § 141 Absatz 1 AO trifft gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte – für Sie genügt die Einnahmenüberschussrechnung, was die laufenden Steuerberatungskosten spürbar niedriger hält als bei einem Handelsbetrieb.

Personalkosten: die Quote, an der alles hängt

Auf jeden Euro Bruttogehalt kommt 2026 der Arbeitgeberanteil: 7,3 Prozent Krankenversicherung plus die Hälfte des durchschnittlichen Zusatzbeitragssatzes von 2,9 Prozent, 1,8 Prozent Pflegeversicherung außerhalb Sachsens, 9,3 Prozent Rentenversicherung, 1,3 Prozent Arbeitslosenversicherung und 0,15 Prozent Insolvenzgeldumlage. Zusammen 21,3 Prozent, bevor Umlagen und Berufsgenossenschaft dazukommen.

Was das in der Praxis bedeutet, lässt sich an zwei veröffentlichten Werten nachrechnen. Der Branchenreport Physiotherapie 2026 weist für erfahrene Mitarbeitende ein Bruttogehalt von 3.773 Euro aus und einen Umsatz je Vollzeitkraft von 115.200 Euro. Zwölf Monatsgehälter ergeben 45.276 Euro, mit dem Arbeitgeberanteil rund 54.900 Euro. Das sind knapp 48 Prozent des Umsatzes, den diese Kraft erwirtschaftet.

Diese Größenordnung deckt sich mit dem letzten veröffentlichten Branchenwert: Die IFK-Wirtschaftlichkeitsumfrage auf Datenbasis 2014 wies für Physiotherapiepraxen einen Personalkostenanteil von knapp 50 Prozent des Umsatzes aus; 2007 hatte er noch bei 41,61 Prozent gelegen.

Damit ist die Personalkostenquote die Kennzahl, an der Ihre Übernahme steht oder fällt. Bei knapp der Hälfte des Umsatzes verschiebt jeder Prozentpunkt mehr Ihr Ergebnis stärker als eine Verhandlung über zehn Prozent Kaufpreis. Fragen Sie den Übergeber deshalb nach der Lohnsumme der letzten drei Jahre und danach, welche Arbeitsverträge mit welchen Stundenzahlen auf Sie übergehen. Umsatz und Gewinn allein sagen darüber nichts.

Die ersten sechs Monate als Zahlungsrhythmus

Im Liquiditätsplan wird sichtbar, wie tief die Lücke tatsächlich ist. Die Bank verlangt ihn ohnehin; für Sie ist er das einzige Instrument, das den Abstand zwischen Ausgabe und Eingang in Wochen ausdrückt. Als Denkrahmen:

• Monat 0: Kaufpreis, Beratungshonorare, Kaution, Ersatzbeschaffungen, Umbau. Der größte Abfluss des gesamten Jahres, und noch kein Cent Einnahme.
• Monat 1: Erste Löhne. Die Gesamtsozialversicherungsbeiträge sind nach § 23 Absatz 1 SGB IV bereits am drittletzten Bankarbeitstag desselben Monats fällig – Sie zahlen die Beiträge also, bevor das Gehalt überhaupt bei allen angekommen ist. Erste Abrechnung geht raus. Eingang: null.
• Monat 2: Erste Kassenzahlung, sofern die Abrechnung vollständig war. Miete, Löhne, Beiträge zum zweiten Mal.
• Monate 3 bis 6: Der Rhythmus stabilisiert sich, aber die Rückforderungsfrist von neun Monaten läuft im Hintergrund weiter. Wer in dieser Phase die Reserve schon aufgebraucht hat, hat keinen Puffer mehr für Ausfälle, Krankheit oder eine unbesetzte Stelle.

Genau dafür ist die Reserve von drei bis sechs Monatsbetriebskosten gedacht, die das BMWK-Existenzgründungsportal in der Kapitalbedarfsplanung vorsieht. Sie können sie mitfinanzieren: Der ERP-Gründerkredit StartGeld der KfW deckt bis zu 200.000 Euro je Vorhaben ab, davon bis zu 80.000 Euro für Betriebsmittel, wahlweise mit bis zu zehn Jahren Laufzeit und höchstens zwei tilgungsfreien Anlaufjahren; Übernahmen sind ausdrücklich förderfähig (Merkblatt Stand 18.06.2026). Tilgungsfrei heißt allerdings nicht zinsfrei – die Zinsen sind monatlich fällig. Welche Bausteine sich kombinieren lassen, steht in der Übersicht zur Finanzierung.

Und eine Reihenfolge bleibt zwingend: Ohne erteilte Zulassung dürfen Sie zwar behandeln, aber nicht zu Lasten der gesetzlichen Krankenkassen abrechnen. Was das für den Zeitplan bedeutet, steht im Artikel zur Zulassung – und es ist der Grund, warum die Betriebsmittelreserve bei ungeklärter Zulassung nach oben und nicht nach unten korrigiert gehört.

Was das für die Praxis in Wetter bedeutet

Physio Havacker sucht eine Nachfolge, und der Weg, den wir dafür bevorzugen, führt über eine Anstellung: erst mitarbeiten, dann übernehmen. Für die Kostenseite hat das einen nüchternen Effekt. Die Posten, die sich am schlechtesten schätzen lassen – Zustand der Geräte, Instandhaltungsbedarf, Lohnsumme, Auslastung über das Jahr – kennen Sie dann aus dem Arbeitsalltag statt aus einer Übergabemappe. Die Räume sind vorhanden, 260 Quadratmeter, barrierefrei über Fahrstuhl und Rampe, mit Einzelbehandlungsräumen, Trainingsbereich und Bäderabteilung. Was Sie sich davon ansehen wollen, bevor Sie irgendetwas rechnen, steht auf der Seite zur Praxisübernahme.