Praxisübernahme: die Checkliste in sechs Phasen

Die Schritte einer Praxisübernahme lassen sich leicht auflisten. Schwieriger sind die Pfeile dazwischen: welcher Schritt welchen anderen freigibt und welcher ihn dauerhaft blockiert, wenn er zu früh kommt. Der Kaufvertrag vor dem Förderantrag ist der bekannteste Fall – das Merkblatt zum ERP-Gründerkredit StartGeld schließt Nachfinanzierungen bereits begonnener Vorhaben von der Förderung aus, und eine Unterschrift lässt sich nicht zurücknehmen.

Dieser Artikel rechnet nichts nach. Bewertung, Kostenposten, Vertragsklauseln und Finanzierungsbausteine stehen jeweils an eigener Stelle. Hier steht, was wann passieren muss, welche Unterlage den nächsten Schritt freigibt und an welchen sechs Stellen die Reihenfolge über das Ergebnis entscheidet.

Die sechs Phasen und was am Ende jeder Phase steht

Phase	Was am Ende vorliegt	Was den Takt bestimmt
1 Orientierung und Selbstprüfung	Entscheidung für den Weg, grober Kapitalrahmen, eigene Zahlen	allein Sie
2 Objektprüfung	Zahlen der Praxis, Mietvertrag, Raumskizze, Geräteaufstellung, Personaldaten	Auskunftsbereitschaft des Übergebers
3 Bewertung und Preisfindung	Kaufpreis, Zahlungsstruktur, vollständiger Kapitalbedarf	Einigung; keine Frist von außen
4 Finanzierung und Verträge	eingereichter Förderantrag, Vertrag unter aufschiebender Bedingung	KfW: Antrag vor Beginn des Vorhabens; Zusage 12 Monate abrufbar, nicht verlängerbar
5 Zulassung und Formalitäten	Institutionskennzeichen, erteilte Zulassung, Anmeldungen	§ 124 SGB V nennt keine Entscheidungsfrist; Übergeber muss zulassungsrelevante Änderungen mindestens 2 Wochen vorher anzeigen
6 Übergabe und erste Monate	Vollzug, erste Abrechnung, unterrichtete Belegschaft	§ 613a Abs. 6 BGB: 1 Monat Widerspruchsfrist; Zahlung der Kassen 21 Kalendertage nach vollständiger Abrechnung

Monatsangaben stehen absichtlich nicht in dieser Tabelle. Für die Dauer einer Praxisübernahme in der Physiotherapie gibt es keine öffentliche Erhebung, und ausgerechnet der Schritt, von dem alles Weitere abhängt, hat keine gesetzliche Frist: § 124 SGB V sagt nicht, bis wann die Arbeitsgemeinschaft über Ihren Antrag entscheiden muss. Wer Ihnen „sechs bis neun Monate” nennt, schätzt. Planen Sie deshalb nicht mit Zeiträumen, sondern mit Freigaben – jede Phase endet mit einem Dokument, das die nächste erst möglich macht.

Phase 1 bis 3: solange noch kein Geld fließt

Phase 1, Orientierung und Selbstprüfung. Zwei Fragen gehören geklärt, bevor eine konkrete Praxis im Spiel ist: ob eine Übernahme überhaupt der richtige Weg ist – die Gegenüberstellung steht in Übernehmen oder neu gründen – und was die Selbstständigkeit unabhängig von der Praxis an Pflichten mitbringt, nachzulesen in Voraussetzungen für die Selbstständigkeit. Beteiligt ist niemand außer Ihnen. An Unterlagen brauchen Sie nur eigene: Selbstauskunft über privates Vermögen und private Verbindlichkeiten, Lebenslauf, Berufsurkunde. Legen Sie diese Mappe früh an, in Phase 4 wird sie verlangt.

Phase 2, Objektprüfung. Jetzt kommen die Unterlagen der Praxis auf den Tisch: betriebswirtschaftliche Auswertungen und Jahresabschlüsse mehrerer Jahre, die Aufteilung des Umsatzes nach Kostenträgern, der Mietvertrag mit Restlaufzeit, Eintritts- und Austrittsdaten der Beschäftigten. Welche Zahlen darunter die entscheidenden sind, steht in Was eine Physiotherapiepraxis wert ist.

Zwei Dokumente holen Sie zusätzlich. Sie tauchen in keiner Bewertungsliste auf und werden trotzdem gebraucht, weil § 11 Absatz 6 des Vertrags nach § 125 Absatz 1 SGB V sie später für Ihren Zulassungsantrag verlangt: eine Raumskizze mit Quadratmeterzahl und Deckenhöhe je Raum und eine vollständige Aufstellung der vorhandenen Geräte. Sie bekommen beides leichter, solange der Übergeber verkaufen will.

Beteiligt sind hier Ihre Steuerberatung und, sobald Verträge im Spiel sind, eine anwaltliche Prüfung. Daneben kostet ein Anruf bei der zuständigen Arbeitsgemeinschaft nichts und bindet niemanden.

Phase 3, Bewertung und Preisfindung. Am Ende dieser Phase steht eine Zahl mit einer Zahlungsstruktur dahinter. Rechnen Sie den Kapitalbedarf in einer Summe: Kaufpreis, Nebenkosten, Ersatzbeschaffungen und die Betriebsmittelreserve gehören zusammen, sonst finanzieren Sie in Phase 4 zu knapp. Die vollständige Aufstellung steht in Praxisübernahme: die Kostenposten im Einzelnen.

Phase 4 und 5: Geld, Vertrag, Zulassung

Phase 4, Finanzierung und Verträge. Diese Phase beginnt mit dem Förderantrag und nicht mit dem Vertrag. Nach dem Merkblatt zum Programm 067 stellen Sie Ihren Antrag bei einem Finanzierungspartner Ihrer Wahl „vor Beginn des Vorhabens”; Umschuldungen und Nachfinanzierungen bereits begonnener Vorhaben sind ausdrücklich von der Förderung ausgeschlossen. Die KfW-Produktinformation zum selben Programm formuliert die Freigabe: Die Beraterin oder der Berater erstellt den Kreditantrag und leitet alles an die KfW weiter – danach können Sie erste Verträge abschließen, zum Beispiel Räume anmieten oder Ausstattung bestellen. Sie warten also auf die Einreichung, nicht auf die Zusage. Welche Programme und Bürgschaften infrage kommen, steht in Wie eine Praxisübernahme finanziert wird.

Erst danach werden Verträge unterschrieben: die dreiseitige Eintrittsvereinbarung in den Mietvertrag und der Übernahmevertrag, dieser mit der Zulassung als aufschiebender Bedingung. § 158 Absatz 1 BGB: „Wird ein Rechtsgeschäft unter einer aufschiebenden Bedingung vorgenommen, so tritt die von der Bedingung abhängig gemachte Wirkung mit dem Eintritt der Bedingung ein.” Was sonst in diesen Vertrag gehört, ist in Was im Übernahmevertrag stehen muss aufgeschlüsselt.

Phase 5, Zulassung und Formalitäten. Zuerst das Institutionskennzeichen. § 17 Absatz 2 des Vertrags nach § 125 Absatz 1 SGB V bestimmt, dass das gegenüber den Krankenkassen eingesetzte IK der zuständigen Arbeitsgemeinschaft „bei der Zulassung mitzuteilen” ist – es gehört also in den Antrag und nicht hinterher. Beantragt wird es bei der Sammel- und Verteilungsstelle IK im Hause der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung.

Dann der Zulassungsantrag mit den vier Nachweisen aus § 11 Absatz 6: Berufsurkunde, Nachweis über das Recht an der Praxisnutzung, Raumskizze, Geräteaufstellung. Warum die Zulassung nicht mit der Praxis mitgeht und was § 124 SGB V tatsächlich verlangt, steht in Die Zulassung ist der eigentliche Engpass. Parallel laufen die Anmeldungen, die an Ihrer Tätigkeitsaufnahme hängen und nicht an der Zulassung. Die kürzeste Frist hat die Berufsgenossenschaft: eine Woche nach Beginn des Unternehmens (§ 192 Absatz 1 SGB VII).

Die sechs Reihenfolge-Fallen

Die Reihenfolge ist bei einer Praxisübernahme kein Stilmittel. Der Förderantrag muss vor der ersten Unterschrift bei der Bank liegen, der Zulassungsantrag setzt einen unterschriebenen Mietvertrag voraus – und dazwischen passt genau ein Schritt, der beides erfüllt: einreichen, nicht auf die Zusage warten.

1. Unterschrift vor Förderantrag. Der teuerste Fehler der ganzen Liste, weil er sich nicht heilen lässt. Er kostet nicht Zinsen, er kostet die Förderung für dieses Vorhaben.
2. Zulassungsantrag ohne Mietvertrag. § 11 Absatz 6 verlangt den Nachweis über das Eigentum oder das Recht an der Praxisnutzung. Die scheinbare Kollision mit Falle 1 löst sich über die Freigabe der KfW-Produktinformation: Antrag einreichen, dann Mietvertrag zeichnen, dann Zulassung beantragen.
3. Fehlendes Institutionskennzeichen. Ohne IK ist der Zulassungsantrag unvollständig, und Abrechnungen ohne oder mit fehlerhaftem IK werden von den Krankenkassen abgewiesen. Der Antrag dafür läuft parallel zur Vertragsverhandlung.
4. Kaufvertrag ohne Zulassungsvorbehalt. Ohne aufschiebende Bedingung tragen Sie das Risiko einer Praxis, für die Sie zahlen, in der Sie aber noch nicht zu Lasten der gesetzlichen Krankenkassen abrechnen dürfen.
5. Pflichtausstattung nicht abgeglichen. § 11 Absatz 7 des Vertrags regelt den Übernahmefall genau: Beim Verkauf ohne Verlegung prüft die Arbeitsgemeinschaft die persönlichen Zulassungsvoraussetzungen der neuen Inhaberin oder des neuen Inhabers sowie die Pflichtausstattung, nicht jedoch die räumlichen Anforderungen. Was der Übergeber mitnimmt, ist damit keine Geschmacksfrage. Anlage 5 nennt unter Ziffer 3.1 unter anderem zwei höhenverstellbare Behandlungsliegen, geeignetes Lagerungsmaterial, Kurzzeituhren, eine Notrufanlage mit abschaltbarem Signalton, die technische Möglichkeit zur Eisanwendung und ein Gerät für strahlende Wärme. Gleichen Sie die Inventarliste des Kaufvertrags gegen diese Ziffer ab, bevor Sie unterschreiben.
6. Belegschaft zu spät unterrichtet. § 613a Absatz 5 BGB verlangt die Unterrichtung in Textform vor dem Übergang, Absatz 6 gibt jedem Beschäftigten einen Monat ab Zugang dieser Unterrichtung, um schriftlich zu widersprechen. Wer am Stichtag informiert, weiß einen Monat nach der Übernahme, mit wem er arbeitet.

Eine siebte Abhängigkeit liegt beim Übergeber und wird gern übersehen: Zulassungsrelevante Änderungen sind der Arbeitsgemeinschaft nach § 11 Absatz 4 des Vertrags unaufgefordert und mindestens zwei Wochen vor der Änderung anzuzeigen. Nehmen Sie diese Anzeige in den Übergabeplan auf. Und für den Fall, dass sich eine Nachfolge über Jahre hinzieht, hält derselbe Vertrag in § 3 Absatz 3 eine Zahl bereit: Stirbt der zugelassene Leistungserbringer, bleibt die Zulassung sechs Monate bestehen; wird in dieser Frist kein neuer Zulassungsinhaber benannt, erlischt sie.

Was parallel laufen darf

Gleichzeitig möglich sind drei Paare: die Abfrage des Anforderungskatalogs bei der Arbeitsgemeinschaft neben der Prüfung der Zahlen, der IK-Antrag neben der Vertragsverhandlung, die Anmeldungen bei Finanzamt, Rentenversicherung und Krankenkasse untereinander. Für diese drei Meldungen gelten ein Monat (§ 138 Absatz 4 AO) beziehungsweise jeweils drei Monate (§ 190a Absatz 1 SGB VI, § 9 Absatz 2 SGB V) ab dem auslösenden Ereignis; blockieren kann keine die andere.

Nacheinander erzwungen sind dagegen vier Übergänge: Förderantrag vor jeder Unterschrift. Mietvertrag und IK vor dem Zulassungsantrag. Erteilte Zulassung vor dem Vollzug und vor dem final gesetzten Übergabetermin. Unterrichtung der Beschäftigten mindestens einen Monat vor dem Stichtag, wenn Sie am Tag der Übernahme wissen wollen, wer bleibt.

Die ersten 100 Tage

Am Übergabetag verschiebt sich die Arbeit von der Vorbereitung in den Betrieb, und drei Gruppen entscheiden neu über Sie.

Patientinnen und Patienten. Der Vertrag nach § 125 Absatz 1 SGB V hat für den Stichtag eine eigene Regel. Nach § 18 Absatz 11 ist die zweite Abrechnung mittels Verordnungskopie möglich, wenn Leistungen einer Verordnung wegen der Praxisübernahme in zwei verschiedenen Praxen in Anspruch genommen wurden; beide Belege sind zu dokumentieren, bereits abgerechnete Leistungen zu kennzeichnen, und Teilabrechnungen sind ausgeschlossen. Klären Sie das mit dem Übergeber und der Abrechnungsstelle vor dem Termin, nicht bei der ersten Rückweisung.

Das Team. Die Beschäftigten haben Sie zu diesem Zeitpunkt bereits schriftlich unterrichtet. Was jetzt zählt, sind die Abläufe, die über Jahre entstanden sind: Terminraster, Dokumentationsgewohnheiten, Vertretungsregeln. Jede Änderung in den ersten Wochen kostet mehr Zustimmung, als sie an Effizienz bringt.

Zuweiser. Ärztinnen, Ärzte und Zahnärzte verordnen an eine Person, nicht an eine Adresse. Der persönliche Besuch in den ersten Wochen ist der einzige Weg, der offensteht: § 128 Absatz 2 SGB V untersagt es Leistungserbringern, Vertragsärzte gegen Entgelt oder sonstige wirtschaftliche Vorteile an der Durchführung der Versorgung zu beteiligen, und Absatz 5b erklärt diese Regel für Heilmittel für entsprechend anwendbar.

Daneben läuft die Liquidität an. Nach § 18 Absatz 12 desselben Vertrags ist die Bezahlung der Rechnungen 21 Kalendertage nach Eingang der vollständigen Abrechnungsunterlagen fällig – gerechnet ab dem Abrechnungslauf, nicht ab dem Behandlungstag. Nach Absatz 10 können Beanstandungen neun Monate lang geltend gemacht und Rückforderungen mit der nächsten Abrechnung verrechnet werden. Was das für die Reserve bedeutet, ist in den Kostenposten durchgerechnet.

Was das für die Praxis in Wetter bedeutet

Physio Havacker sucht eine Nachfolge, und der Weg, den wir dafür bevorzugen, führt über eine Anstellung: erst mitarbeiten, dann übernehmen. Auf diese Checkliste wirkt das an einer bestimmten Stelle. Die Phasen 1 und 2 – Selbstprüfung und Objektprüfung – laufen dann im Arbeitsalltag mit statt im Aktenstudium, und die Unterlagen, um die sonst gebeten werden muss, betreffen Räume und Geräte, die Sie täglich benutzen.

Die Praxis besteht seit über 40 Jahren in der Bahnhofstraße, auf 260 Quadratmetern, barrierefrei über Fahrstuhl und Rampe. Phase eins dieser Liste lässt sich hier mit einem Telefonat abhaken – unverbindlich und ohne Unterlagen.

Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Vorschriften und Vertragsregelungen am 27. Juli 2026 wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.